D'une petite entreprise dans un vieux hangar à une grande entreprise familiale
Dans les années 80, Henk van Hulst a démarré un commerce de bois de démolition et d'autres matériaux de construction d'occasion depuis un vieux hangar dans Het Land van Maas en Waal. Au fil des ans, il a développé son activité pour en faire une véritable scierie, et avec l'arrivée de ses fils Raymond et Bart en 1994 et 2000, l'entreprise est devenue véritablement familiale. Aujourd'hui, les fils ont repris les rênes de leur père et sont désormais à la tête de l'entreprise. En plus de Houthandel Van Hulst, Raymond et Bart ont fondé en 2020 une société distincte : Etilex.
À la recherche d'un système ERP pour accompagner la croissance
Sander Cox a rejoint Etilex en 2022 en tant que directeur financier, un poste où la planification et la gestion des coûts jouent un rôle clé. Il a rapidement identifié des défis, mais aussi des opportunités. Sander explique : « Pendant la période du COVID, notre entreprise a connu une croissance importante. Sur le plan organisationnel, beaucoup de choses se passaient et nous avions urgemment besoin d'un système ERP. Par exemple, nous n'avions pas de processus d'achat structuré. Tout était acheté de manière intuitive, ce qui devait changer. "
« Nous avons unanimement choisi le système ERP Odoo »
Un groupe de projet a été constitué, composé de collègues ayant diverses expertises. L'objectif du groupe était clair : choisir un système ERP qui réponde aux besoins de l'organisation. Le choix d'Odoo a été unanime, raconte Sander : « Nous avons tous fait notre choix indépendamment et écrit nos préférences sur une carte. Lorsque nous avons retourné les cartes, nous avons constaté que nous avions tous choisi Odoo. » Selon lui, plusieurs raisons expliquent ce choix : « La structure ouverte, l'évolutivité et l'interface moderne. On a l'impression de naviguer sur son smartphone… »
Le partenaire d'implémentation ERP Dynapps est rapidement entré en jeu
En plus de rechercher un système ERP, Sander et ses collègues se sont immédiatement mis à la recherche d'un partenaire d'implémentation ERP pour les aider dans le déploiement et l'utilisation d’Odoo. Dynapps est rapidement apparu comme une option, et cela est devenu encore plus intéressant lorsqu'ils ont appris qu'une succursale néerlandaise ouvrirait prochainement. « Nous avons invité Dynapps et, en quelques semaines, nous pouvions déjà commencer », se souvient Sander. « Tout s'est passé si rapidement qu'en l'espace de quelques mois, nous avions déjà démarré avec la gestion administrative d’Odoo. »
Travailler ensemble sur l'implémentation d’Odoo
Satish Sewnarain, chef de projet chez Dynapps, a accompagné Sander et ses collègues lors de l'implémentation d’Odoo, notamment à travers des ateliers. Satish explique : « Lors de ces sessions, nous prenons souvent du recul, car avant d'implémenter des processus, il faut d'abord réfléchir à leur optimisation. Peut-on les rendre plus efficaces ? Sont-ils durables ? Correspondent-ils à la stratégie de l'entreprise ? Parfois, il faut ralentir, réfléchir plus longtemps, puis seulement avancer. C'est ainsi que l’on obtient les meilleurs résultats. »
‘Thanks to Dynapps, we were able to start administering Odoo within just a few months.’
Prendre des décisions basées sur les données plutôt que sur l'instinct
Aujourd'hui, le système ERP Odoo est solidement en place, et Sander ainsi que ses collègues en sont très satisfaits : « Le processus d'achat ne repose plus sur l'intuition, mais sur les données disponibles. Un processus d'autorisation complet est désormais en place. Cela donne à chacun une vision beaucoup plus claire de nos stocks, de ce que nous allons recevoir et de ce que nous devons encore acheter. Cela nous permet de mieux servir nos clients, et c'est exactement ce que nous voulons. »
Les Do’s et Don’ts selon les experts
L'ensemble du processus a été très instructif pour l'équipe d’Etilex, mais aussi pour celle de Dynapps. C'est pourquoi Sander et Satish partagent les principaux do’s et don’ts concernant la phase d'implémentation d’un système ERP.
- Don’t: Trop de personnalisation
Sander : « Nous avons trop personnalisé certains modules en essayant de répondre aux attentes de chacun. Mais la personnalisation peut créer des blocages importants. Mon conseil : optez pour les modules standard lorsque c'est possible. C'est avantageux financièrement et cela fournit une base solide pour votre système ERP. » - Do: Préparer vos collègues
Satish : « Soyez conscient que les gens au sein d'une organisation travaillent souvent de la même manière depuis des années. Un changement soudain peut susciter des résistances. Assurez-vous que tout le monde se sente impliqué et écouté. Préparez les employés à ce qui les attend et tenez compte des avis des utilisateurs finaux dans le processus. »