Van een kleine handel in een oude schuur naar een groots familiebedrijf
Vanuit een oude schuur in Het Land van Maas en Waal begon Henk van Hulst in de jaren ‘80 een handel in sloophout en andere gebruikte bouwmaterialen. Door de jaren heen breidde hij uit tot een volwaardige houthandel en met de komst van zijn zonen Raymond en Bart in ‘94 en ‘00, werd het een echt familiebedrijf. Tegenwoordig hebben de zonen het stokje van hun vader overgenomen en staan zij aan het roer. Naast Houthandel van Hulst hebben Raymond en Bart in 2020 een aparte onderneming opgericht: Etilex.
Op zoek naar een ERP-systeem dat de groei ondersteunt
Sander Cox is in 2022 als financieel manager gestart bij Etilex. Een functie waarbij planning en kostenbeheer een belangrijke rol spelen. Hier zag hij al snel uitdagingen, maar ook kansen. Sander: “In de coronaperiode is ons bedrijf enorm gegroeid. Vooral op organisatorisch vlak gebeurde er ontzettend veel en hier hadden we dringend een ERP-pakket bij nodig. Zo hadden wij bijvoorbeeld geen inkoopproces. Alles werd ingekocht op gevoel. Dat moest anders.”
"We kozen unaniem voor het ERP-systeem van Odoo."
Er werd een projectgroep opgericht, bestaande uit collega’s met verschillende expertises. Het doel van de projectgroep was helder: een ERP-systeem kiezen dat aansluit op de wensen en behoeften binnen de organisatie. De keuze voor Odoo was uiteindelijk unaniem, vertelt Sander: “Met z’n vieren hebben we los van elkaar een keuze gemaakt en onze voorkeur op een kaartje geschreven. Bij het omdraaien van de kaartjes bleek dat we alle vier Odoo hadden opgeschreven.” Hiervoor zijn volgens hem meerdere redenen: “Het open karakter, de schaalbaarheid, de moderne interface. Het is alsof je over je smartphone aan het swipen bent...”
ERP-implementatiepartner Dynapps kwam al snel in het vizier
Naast een ERP-systeem, gingen Sander en zijn collega’s ook meteen op zoek naar een ERP-implementatiepartner om hen te helpen bij de implementatie en het gebruik van Odoo. Hierbij kwam Dynapps al snel in het vizier en werd het nog interessanter toen bleek dat er op korte termijn ook een Nederlandse vestiging geopend zou worden. “We hebben Dynapps uitgenodigd en binnen een paar weken konden we al aan de slag”, vertelt Sander terugblikkend op die periode. “Het verliep zo vlot dat we binnen enkele maanden al van start gingen met de administratie van Odoo.”
Samen aan de slag met de implementatie van Odoo
Satish Sewnarain, projectmanager bij Dynapps, begeleidde Sander en zijn collega’s bij de implementatie van Odoo. Dat deed hij onder andere door middel van workshops. Satish: “Tijdens zulke sessies doen wij vaak een stapje terug, want voordat je processen gaat implementeren moet je altijd bedenken of je ze eerst kunt optimaliseren. Kan het efficiënter? Is het proces duurzaam? Past het bij de bedrijfsstrategie? Soms moet je even op de rem trappen, ergens langer over nadenken en dan pas doorgaan. "Dat geeft het beste resultaat.”
"Dankzij Dynapps konden we binnen enkele maanden al van start met de administratie van Odoo."
Beslissingen nemen op basis van data in plaats van op gevoel
Inmiddels staat het ERP-systeem Odoo als een huis. Daar zijn Sander en zijn collega's ontzettend blij mee: “Het inkoopproces gebeurt nu niet langer op gevoel, maar met behulp van de beschikbare data. Er hangt nu een heel autorisatieproces aan vast. Hierdoor is het voor iedereen veel inzichtelijker wat onze voorraad is, wat we binnen gaan krijgen en wat we nog gaan kopen. Zo kunnen we onze klanten veel beter bedienen en dat is wat we willen.”
Do’s en don’ts volgens ervaringsdeskundige
Het hele traject is heel leerzaam geweest voor de medewerkers van Etilex, maar ook voor het team van Dynapps. Daarom delen Sander en Satish de belangrijkste do’s en don’ts als het gaat om de implementatiefase van een ERP-systeem.
- Don’t: teveel maatwerk
Sander: “Wij hebben op sommige modules te veel maatwerk laten toepassen, omdat we rekening hielden met iedereens wensen. Maar maatwerk kan je behoorlijk blokkeren. Mijn advies: kies voor de standaard modules wanneer het kan. Dat is financieel gunstig en het biedt een solide basis van je ERP-systeem.”` - Do: bereid je collega’s voor
Satish: “Wees ervan bewust dat mensen binnen een organisatie vaak al jarenlang op dezelfde manier werken. Als het opeens anders moet, kan dat voor weerstand zorgen. Zorg er daarom voor dat men zich betrokken voelt. Gehoord. Bereid medewerkers voor op wat komen gaat en neem de stem van de eindgebruiker mee in het proces.”